ExcelやWord等と比べるとショートカットキーの出番が少ないのがOutlookですが(※個人的な感覚です(笑))、使いこなせると時短効果が高いショートカットキーを５つ厳選しました。
まずはこの５つをマスターするだけでも、メールに関する仕事の時短効果が実感できると思いますので、ぜひ活用してみてください！
１．メールに返信する
「Ctrl」＋「R」(返信)
「Ctrl」＋「Shift」＋「R」(全員に返信)
届いたメールに返信する時、マウスで「返信」ボタンをクリックしていませんか？
「返信」ボタンは小さくて見つけにくく、画面上をウロウロ探し回ってマウスを小さいボタンに合わせてクリックするのを1日に何回も繰り返していると地味に疲れますよね。そのうえ、Microsoftがちょくちょく画面仕様を変えてきて、そのたびにボタンの位置がどこかわからなくなるのも腹立つポイントだったりします(笑)。
このショートカットキーを覚えておけば、返信ボタンの位置を覚えておかなくても一発で返信画面を立ち上げることができます。「Ctrl」＋「R」だとメールを送ってきた相手1人だけに対する返信、「Ctrl」＋「Shift」＋「R」だとCCに入っている人も含めた返信となるので、状況に応じて使い分けてください。
覚え方は「Ctrl」＋Replyの「R」
２．メールを別ウインドウで開く
「Ctrl」＋「O」
届いたメールを画面いっぱいに広げて見たい場合が多くあります。
特に長文メールの場合、プレビュー画面だと画面が狭く読みづらいので、別ウインドウで表示して画面を最大化することで視認性が良くなります。
どうでもいいメールはプレビュー画面でサクサク流し読みすればいいのですが(笑)、重要なメールはしっかり内容を確認したいですよね。内容の見落としを防ぐ為にも、大事なメールは画面を最大化して素早く・かつしっかり確認する習慣をつけたいものです。
マウス操作の場合はメールをダブルクリックすると別ウインドウで表示させることができますが、大量のメールを一々ダブルクリックして読むのはこれまた地味にダルいのでショートカットを使うと時短及び労力削減になります。
個人的には先ほどのメールに返信するショートカットと組み合わせて、
１．「Ctrl」＋「O」で画面を最大化してメールを読む
２．「Ctrl」＋「Shift」＋「R」で関係者を含め返信
という一連の流れで使用することが多いです。
覚え方は「Ctrl」＋Openの「O」
３．文字サイズを変更する
「Ctrl」＋「[」（文字サイズを小さくする）
「Ctrl」＋「]」（文字サイズを大きくする）
文字サイズを変更したい場合は、変更したい箇所を選択した状態で上記のショートカットキーを押すことで、サイズを小さくしたり大きくしたりできます。
一般的に、中高年の方は老眼で小さい文字が読みづらくなってきます。また、一般的に会社などの組織の中では高齢の方ほど決裁権をはじめとした影響力を持っていることが多いです。そのため、そうした方々に最大限配慮しメールの文字サイズは大きめにすることを個人的にはおすすめしています。(具体的には最低でもフォントサイズ11、場合によっては12も使ううとよいでしょう)
どんなに素晴らしい内容のメールでも読んでもらわないと意味がありません。
「文字が小さすぎて読む気にならない」
偉い人達にそう思われないためにも、メールを送るときは文字サイズにも気を遣いたいものです。
※注意点として、文字サイズを変更できるのはメッセージ形式が「HTML」の場合のみです。メッセージ形式が「テキスト」形式の場合は文字サイズが変更できず、従ってこのショートカットキーも無効ですのでご注意ください。
４．メールを検索する
「Ctrl」＋「E」
Outlookではメール画面の上の方に検索窓が設置されており、そこへマウスを持っていくことでメールの検索をすることができますが、この動作もショートカットキーで短縮できます。
過去のメールを探す作業は日時的にも多く発生するので、このショートカットキーを覚えておくと効果的です
覚え方は「Ctrl」＋Exploreの「E」
５．各フォルダへ移動する
「Ctrl」＋「Y」
Outlookメールには「受信トレイ」「下書き」「送信済みアイテム」等々、いろいろなフォルダが存在します。
メインで使うのは「受信トレイ」ですが、自分が過去に送信したメールを確認したい時や、下書きフォルダに保存しておいたメールの編集を再開したい時にはそれぞれのフォルダを選択して移動する必要があります。
そうした「別のフォルダが見たい」という時に、見たいフォルダへ素早く移動するためのショートカットキーが「Ctrl」＋「Y」です。
「Ctrl」＋「Y」を押すとフォルダの一覧画面が起動するので、そこで上下矢印キー「↑」「↓」でフォルダを選択し「Enter」を押すことで、キーボード操作のみで目当てのフォルダへ移動できます。慣れるとマウス操作より格段に楽に・素早く移動できるので、こちらも身に着けるととても役立つショートカットキーです。
【もっと知りたい人へ】ショートカットキーに関するおすすめの本
Outlookで覚えておくと特に役立つショートカットキーを5つピックアップしてお伝えしました。
ショートカットキーを使いこなせている人とそうでない人との間には、控え目にいって１０倍は仕事の効率に差が出ます。
単純な操作にかかる時間は極力削って時短を図り、本質的な業務に取り組む時間をより多く取れるようにしていきたいものですね。
以下に紹介する本では、今回お伝えした他にもさらに30種類以上のOutlookに関するショートカットキーが載っています。一冊買ってデスクサイドに置いておき、仕事の合間にパラパラめくってみると、自分の仕事の効率化に役立つショートカットキーがきっと見つかることでしょう。
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